نوع صورتحساب را چگونه متناسب با معامله انتخاب کنیم؟

انتخاب نوع از شناخت معامله شروع می‌شود

پیش از انتخاب نوع صورتحساب، روشن کنید فروشنده چه فعالیتی دارد، خریدار در چه جایگاهی خرید می‌کند و اطلاعات مورد نیاز معامله چیست. حقیقی یا حقوقی بودن یک شخص تنها بخشی از موضوع است. شخص حقیقی ممکن است صاحب کسب‌وکار باشد یا در جایگاه مصرف‌کننده نهایی خرید کند. انتخاب خودکار صرفاً براساس عنوان مشتری می‌تواند سندی بسازد که با هدف معامله و الزامات اطلاعاتی آن سازگار نباشد.

نوع، الگو و موضوع را جدا ببینید

نوع صورتحساب، الگوی فعالیت و موضوع سند مفاهیم جداگانه‌اند. برای مثال، اصلی یا اصلاحی بودن سند با حقیقی یا حقوقی بودن خریدار یک معنا ندارد. همچنین خدمات عمومی، پیمانکاری یا فعالیت‌های خاص ممکن است قواعد اطلاعاتی متفاوتی داشته باشند. پیش از استفاده از هر گزینه، راهنمای معتبر صدور صورتحساب و قابلیت‌های مسیر ارسال را بررسی کنید؛ نمایش یک گزینه در نرم‌افزار به‌تنهایی مجوز استفاده از آن برای هر معامله نیست.

اطلاعات خریدار را پیش از صدور بگیرید

اگر معامله به ثبت مشخصات خریدار نیاز دارد، اطلاعات را در شروع همکاری دریافت و با مدارک معتبر تطبیق دهید. حدس‌زدن شماره اقتصادی، استفاده از شناسه شخص دیگر یا کپی‌کردن مشخصات یک مشتری قدیمی روش قابل اتکایی نیست. اطلاعاتی را که برای نوع انتخاب‌شده لازم نیست بی‌دلیل وارد نکنید. در عین حال اختیاری بودن یک فیلد در فرم داخلی نباید با اختیاری بودن آن در تمام انواع صورتحساب اشتباه شود.

یک ماتریس تصمیم برای کسب‌وکار بسازید

واحد مالی می‌تواند برای معاملات پرتکرار، جدول ساده‌ای از نوع فعالیت، جایگاه خریدار، اطلاعات لازم و مسئول تأیید تهیه کند. هر بار دستورالعمل تغییر کرد، جدول را بازبینی و تاریخ نسخه را ثبت کنید. قبل از ارسال انبوه، نمونه‌ای از هر سناریو را کنترل کنید. اگر نوع اشتباه انتخاب شده و سند ثبت نهایی شده است، از ساخت فروش تکراری خودداری کنید و روش تغییر سند مرجع را مطابق قواعد جاری بررسی کنید.

برای ادامه مطالعه: حافظه مالیاتی و کلیدهای عمومی و خصوصی؛ راهنمای نگهداری